Com mais de 50 anos de atuação, chegou um momento em que os relatórios feitos no Word e Excel já não eram suficientes para controlar e gerenciar os processos do Departamento Jurídico da Tintas Coral. Em 2005, a empresa decidiu procurar por um software de administração e gestão de processos administrativos e judiciais que atendesse melhor suas necessidades e permitisse um controle mais eficaz dos processos.  Durante suas pesquisas, a empresa se deparou com o software ProJuris. 

Depois de conhecer melhor o software em um evento, em que foram apresentados programas para o gerenciamento do contencioso de diversas empresas, a Tintas Coral optou pela implantação do software da catarinense Virtuem Informática. O ProJuris Web foi efetivamente implementado na Tintas Coral em dezembro de 2005. Todo o processo de implantação foi simples e prático. “Quanto ao trabalho operacional de cadastro, a Virtuem nos forneceu um treinamento intensivo de utilização da ferramenta e seus recursos, o que tornou o processo de implantação e cadastramento muito eficaz”, explica o coordenador do Contencioso e Planejamento Tributário da empresa, Sérgio Paulo da Silva.

O treinamento foi realizado em um dia nas dependências da Tintas Coral e contou com a participação de cinco advogados internos e três advogados externos, prestadores  de  serviço para a empresa. Segundo Silva, a forma didática e de fácil compreensão com que foi ministrado o treinamento foi fundamental para que os usuários do programa aprendessem a utilizar o sistema. “O treinamento permitiu um rápido conhecimento do software e de seus aplicativos, bem como maximizou a utilização de todos os seus recursos frente às necessidades que foram mapeadas e informadas para a Virtuem”, destaca o advogado.

Adequação à Sarbanes-Oxley

Entre os aspectos que levaram a Tintas Coral a escolher o ProJuris Web, está o fato do software  atender  os critérios de governança corporativa instituídos  e exigidos pela Lei Sarbanes-Oxley, que entrou em vigor em julho de 2002 e estabeleceu novos padrões para a responsabilidade corporativa. A SOX elevou o nível de exigência na prestação de contas do departamento jurídico das empresas, obrigando uma transparência em tempo-real relacionada a mudanças ou eventos que podem ter impacto na percepção de mercado da organização. Estas mudanças incluem variações no risco de perda de ações judiciais, no qual o efetivo monitoramento é feito pelo ProJuris Web. O programa permite que, além dos advogados que trabalham na matriz da Tintas Coral, em São Paulo, outros profissionais que prestam serviços em escritórios externos tenham acesso ao sistema, fazendo com que todas as informações estejam disponíveis em tempo-real para a gerência da corporação e para possíveis auditorias.

Outro ponto destacado por Silva, que foi fundamental para a escolha do ProJuris Web, é que o programa permite o eficaz  controle  dos  valores destinados  à  provisão  contábil,  com atualização mensal. Atualmente, as funcionalidades mais utilizadas pelo Departamento Jurídico da Tintas Coral são a parte do Contencioso - para controle e acompanhamento dos processos – e a parte dos relatórios. “Personalizamos os relatórios de acordo com nossas necessidades, principalmente os destinados a provisões contábeis de valores”, explica Silva.

Praticidade e Segurança

O ProJuris Web representou para a empresa mais agilidade e praticidade no controle dos processos, segurança dos dados e valores provisionados e atendimento às normas de controles internos.  “De uma maneira prática, o software nos auxilia no controle e acompanhamento dos processos, gerando os relatórios necessários ao atendimento de auditorias, além de ter automatizado a atualização dos valores envolvidos, permitindo o controle dos valores objeto de provisão”, afirma Silva.

Com quase dois anos utilizando o software da Virtuem, o ProJuris Web já é uma ferramenta essencial para o funcionamento do Departamento Jurídico da Tintas Coral. “Sem um software com os aplicativos do ProJuris, teríamos um retrocesso nos controles dos processos, que voltariam a ser desenvolvidos de uma forma bastante artesanal, sem a segurança que a empresa hoje requer em todas as etapas dos seus processos e procedimentos”, destaca o advogado.

Sobre a Tintas Coral

Fundada em 1954, a Tintas Coral possui duas unidades industriais: em Mauá (SP) e em Recife (PE). Atualmente, a empresa produz em torno de 1500 itens, num total de 150 milhões de litros/ ano. Segunda empresa do ranking no setor, a Tintas Coral detém 25% do mercado de tintas imobiliárias, atendendo todo o Brasil através de filiais e escritórios de vendas nas cidades de Belo Horizonte, Goiânia, Porto Alegre, Recife, Rio de Janeiro, Salvador e São Paulo. A empresa também exporta para 20 países, localizados na América do Sul, Caribe, África, Oceania e Oriente Médio. Com a Alba na Argentina, a Inca no Uruguai, e a Pinturas Coral, na Bolívia, a Tintas Coral compõe a ICI Paints Mercosul.